La gestion administrative des dossiers de soumission et leur évaluation impose au CE de fixer la date limite de dépôt des dossiers à 14 jours avant la réunion d’évaluation. En pratique, pour qu'un dossier soit mis à l'ordre du jour d'une prochaine réunion du CE, il doit être soumis au SRB au plus tard 5 jours ouvrables avant la date de clôture de l'ordre du jour du CE. Le SRB se charge de transmettre les dossiers complets au CE.
